PALVELUT

Ketjun yrittäjän käsikirja on franchisingsuhteessa ketjun johtamisen väline nro 1. Ensinnäkin se on ketjun tärkein koulutusväline. Sen avulla tarvittava tietotaito konseptin mukaisen liiketoiminnan harjoittamisesta siirretään alkukoulutuksessa yrittäjälle. Sitä käytetään myös jatkuvana ohjausvälineenä, jossa toiminnan prosessit, tavoitetasot ja mittarit on kuvattu. Käsikirja tekee konseptin näkyväksi ja näin ollen sillä on keskeinen rooli konseptikulttuurin luomisessa ketjussa.

Samoin käsikirja toimii erinomaisena kehitystyökaluna. Aina kun franchisingantaja kehittää konseptiin uusia elementtejä, ne dokumentoidaan käsikirjaan, ennen kuin ne siirtyvät käytännön toimintaympäristöön jokaiselle ketjun jäsenelle. Myös koulutusta käytetään tässä luonnollisesti apuna. Lisäksi on huomattava, että käsikirja on aina yhteistyösopimuksen liitteenä. Siinä kuvataan tarkemmin ne oikeudet, jotka franchisingottajalle siirtyvät, sekä ne käytännön velvollisuudet, joihin franchisingottaja sopimuksella sitoutuu.

Fyysiseltä muodoltaan käsikirja voi olla joko sähköinen tai manuaalinen. Sähköiseen käsikirjaan on olemassa erillisiä sovelluksia, jotka helpottavat sen käyttöä ja päivitystä sekä käsikirjan avulla tehtävää koulutus- ja ohjaustyötä. Yleensä käsikirja jaetaan eri osiin tai useampaan erilliseen käsikirjaan sen mukaan, kenelle ohjeet on suunnattu. Esimerkiksi käsikirjasto voi koostua kolmesta osiosta: yrittäjän käsikirja, yksikön esimiehen käsikirja ja työntekijän käsikirja.

Konsultoinnin toteutusmalli

Suosittelemme yleensä käsikirjan kehitysprojektiin parityöskentelymallia, jossa toimimme yrityksen sisältä tulevan projektipäällikön ohjaajana. Projektipäälliköllä on kokonaisvastuu käsikirjan työstämisestä, johon me tuomme osaamisemme konsultoiden (mm. rakenteellinen, tekninen ja sisällöllinen sekä aikataulullinen ohjausvastuu). Projektipäällikkö voi delegoida sisällöntuottamista mahdollisesti myös muille organisaatiossa oleville eri aihealueiden vastuuhenkilöille.

Lisäksi projektilla on usein oma ohjausryhmänsä, joka on mukana tukemassa projektin etenemistä. Usein työhön osallistuu (loppuvaiheessa) myös yrityksen mainososasto/-toimisto, joka viimeistelee käsikirjan ulkoasun yrityksen ilmeen mukaiseksi. Lisäksi erittäin olennainen osa käsikirjan kehittämistä on sen lanseeraus ketjun jäsenille – sekä ketjujohdolle että itse yrittäjille. Myös tähän viimeistely- ja lanseeraustyövaiheiseen annamme ohjauspanoksemme, minkä lisäksi osallistumme tarvittaessa itse lanseeraukseen sovittavalla tavalla. Käsikirjan kehittämisprojektin toteuttamisaikataulu riippuu täysin ketjusta.

Franchising on osaamisen siirtoa. Franchisingantajan tehtävä on monistaa konseptoimaansa liiketoimintaosaamista ketjun jäsenille, jotta kaikilla on käytössään yhtäläiset kilpailutekijät ja jokainen asiakas saisi samat palvelut samalla laatutasolla mistä tahansa ketjun yksiköstä. Lisäksi franchisingantajan tehtävänä on pyrkiä varmistamaan yrittäjien osaaminen ja kilpailukyky jatkuvasti.

Franchisingtoiminnan eettiset säännöt korostavat, että franchisingantajan on koulutettava kaikki ketjunsa yrittäjät. Franchisingantajan onkin rakennettava toimivat koulutusohjelmat, joilla se hoitaa velvollisuutensa tehokkaasti ja laadukkaasti. Tämä tarkoittaa sitä, että jokaiselle ketjussa aloittavalle yrittäjälle on tarjottava kattava alkukoulutus ja yrittäjien osaamista on kehitettävä koko sopimussuhteen ajan. Alkukoulutus keskittyy konseptin sisäistämiseen, mutta jatkossa koulutustarpeissa nousevat esille myös ketjuyrittäjyyden hallintaan sekä liiketoiminnan johtamiseen ja kehittämiseen liittyvät teemat.

Autamme ketjuja rakentamaan yrittäjilleen toimivat alku- ja jatkokoulutusohjelmat.

Konsultoinnin toteutusmalli

Ketjukoulutukselle luodaan sisällöllinen, rakenteellinen ja organisatorinen toimintamalli. Se dokumentoidaan koulutusohjelmaksi, joka toimii ketjun yrittäjäkoulutuksen ohjenuorana. Dokumentaatiolla ketjujohto viestii myös koulutusvastuusta yrittäjille, joilla on velvollisuus varmistaa osaamisensa koko sopimussuhteen ajan. Ketjukoulutuksien toteuttamisaikataulu riippuu täysin ketjusta.

Franchising on know-how’n, tietotaidon ja osaamisen siirtoa. Siinä franchisingottaja ostaa franchisingantajalta osaamista, jonka perustalle se perustaa liiketoimintansa. Sopimuksessa määritellään monella tapaa franchisingantajan juridinen velvollisuus antaa tietoa ottajalle ja toisinpäin, franchisingottajan oikeus saada tietoa.

Viime vuosina ketjut ovat alkaneet entisestään kehittää dokumentaatiotaan ja informointiaan. Ne ovat paitsi olleet (mm. säännösten vuoksi) pakotettuja täsmentämään tietoja, myös ymmärtäneet, että mitä paremmin ne informoivat tulevaa kumppaniaan, sitä helpommin ne pystyvät ohjaamaan yhteistyötä haluamaansa suuntaan. Samoin hyvä dokumentaatio on erinomainen riskienhallintakeino franchisingyhteistyössä.

Erityisesti on alettu kiinnittää huomiota ketjusta ja ketjun franchisingtoiminnasta potentiaaliselle franchisingottajalle annettavan ennakkoinformaation määrän ja laatuun. Suosittu tapa kasata ennakkoinformaatio kattavaksi tietopaketiksi on ns. Franchise Prospectus.

Franchise Prospectuksen tulisi sisältää perustiedot ketjun taustoista. Konsepti, jolla franchisingottajat toimivat, kannattaa myös kuvata hyvin, jotta lukija ymmärtää, millaisesta liiketoiminnasta ketjun yksiköissä on kysymys. Myös taloudellinen ja imagollinen konsepti kannattaa muistaa ottaa mukaan esittelyyn. Franchise Prospectus on tyypillisesti laajuudeltaan vain 5-10 sivua, joten informaatio tulee esittää tehokkaasti, visuaalisesti laadukkaassa paketissa.

Konsultoinnin toteutusmalli

Franchise Prospectus voidaan tuottaa joko ”avaimet käteen”-mallilla, jossa toimimme sekä Prospectukseen tulevien asioiden kokoajana että dokumentoijana. Toinen vaihtoehto on, että kokoamme asiat yhdessä toimeksiantajan kanssa ja toimeksiantaja itse dokumentoi Franchise Prospectuksen ohjeistuksemme ja ohjauksemme avulla. Franchise Prospectuksen toteuttamisaikataulu riippuu täysin ketjusta.

Franchisingtoiminnan onnistumisessa on kaksi peruskiveä: kunnossa oleva konsepti sekä siihen sopiva yrittäjäprofiili. Kun yrittäjäprofiili tunnistetaan, on haasteena löytää juuri ko. profiilin mukaisia yrittäjiä.

Franchisingtoiminnan tehokkuuden täytyy näkyä myös franchisingkeskuksen (franchisingantajan organisaation) toiminnassa. Siksi yrittäjärekrytointiprosessi täytyy rakentaa toimivaksi kokonaisuudeksi ja kaikki prosessin vaiheet systematisoida mahdollisimman hyvin. Rekrytointiprosessissa on mukana niin markkinoinnillisia, koulutuksellisia kuin ohjauksellisiakin välineitä, joita tulee osata käyttää rekrytointiprosessissa, jotta juuri ne oikeat yrittäjät löytävät tiensä teidän ketjuunne.

FranCon on ollut mukana kehittämässä maan johtavien ketjujen yrittäjärekrytointiprosesseja, malleineen ja materiaaleineen. Prosessien toteuttamisaikataulu riippuu täysin ketjusta.

Franchisingsopimus on franchisingsuhteen sinetti. Sopimuksessa sinetöidään konseptin käyttöoikeuteen liittyvät ehdot sekä yhteistyön harjoittamisen periaatteet. Usein franchisingsopimuksen lisäksi/liitteeksi on tarpeellista rakentaa myös muita sopimuksia yhteistyösuhteeseen liittyen, kuten vuokrasopimuksia tai jälleenmyyntisopimuksia. Samoin yrittäjärekrytointiprosessin eri vaiheissa tarvitaan jo franchisingsopimusta edeltäviä sopimuksia, kuten salassapito- ja esi-/aiesopimukset.

Keskeinen osa konseptia ovat ketjun tunnukset, joiden käyttöoikeuden franchisingottaja franchisingsopimuksella saa. Tunnuksista tyypillisimmät ovat nimi ja/tai logo, jotka on suojattava niin, että niiden omistusoikeuden voidaan kiistatta esittää kuuluvan franchisingantajalle. Paras suojauskeino tähän on tavaramerkkirekisteröinti.

Konsultoinnin toteutusmalli

FranCon tarjoaa sekä sisällöllistä että juridista konsultointia franchisingsopimuksiin ja ketjun immateriaalioikeuksiin liittyen. Teemme tarvittavat sopimukset "avaimet käteen" -periaatteella kunkin ketjun tarpeisiin.

Lisäksi autamme tavaramerkkien ym. mahdollisten immateriaalioikeuksien suojaamisessa. Toimimme yhteistyössä maan johtavien immateriaaliasiantuntijoiden ja sopimusjuristien kanssa. Projektin toteuttamisaikataulu riippuu täysin ketjusta.

Yrittäjän toimiminen konseptin mukaisesti on franchisingtoiminnan perustavoite. Jokainen franchisingtoimintaa johtava ymmärtää yrittäjän käsikirjan merkityksen yrittäjän toimintaa ohjaavana työkaluna. Oletko koskaan ajatellut, että yhtä tärkeää on kuitenkin myös miettiä ja mallintaa, miten ketjua johdetaan? Franchising on yhteistyömalli, jota franchisingantaja johtaa. Franchisingantajalla on – samoin kuin -ottajalla - sekä juridiset että liiketoiminnalliset velvoitteet täytettävänään. Ketjun johtaminen on organisoitava ja suunniteltava huolellisesti, jotta velvoitteet tulee hoidettua tuottavasti ja tehokkaasti.

Ketjua johdetaan franchisingkeskuksesta, jossa työskentelee tyypillisesti muutama henkilö. Pienillä resursseilla toimittaessa on helposti vaarana, että ajaudutaan yrittäjäkohtaiseen räätälöimiseen, tehdään epäolennaisia töitä tai sählätään jopa väärillä toimintatavoilla. Ketjujohdon tehtävät on paitsi hahmotettava, myös mallinnettava prosesseiksi, joihin liitetään selkeät toimintaohjeet. Näin jokainen yrittäjä tulee johdetuksi samalla tavalla, jokainen (uusikin) henkilö ketjujohdossa tietää, miten ko. tehtävät tulee suorittaa, ja ketjuliiketoiminnan kustannukset pystytään pitämään kurissa. Ketjujohtamisen suurimmat kuluerät muodostuvat ketjujohdossa työskentelevien palkoista ja kuluista. Kannattaa huolehtia, että panostukset käytetään oikein.

Konsultoinnin toteutusmalli

Ketjujohdon käsikirjaprojektiin osallistuu yleensä koko ketjujohto. Projektille valitaan projektipäällikkö, jolla on päävastuu projektin aikatauluista ja organisoinnista. FranConin konsultti toimii projekteissa joko projektipäällikkönä tai ulkopuolisena ohjaajana, jolloin projektipäällikkö valitaan yrityksen sisältä. Sisällön tuotanto pysyy aina ketjujohdolla, jotta osaaminen jää yritykseen. Käsikirjaprojektin toteuttamisaikataulu riippuu täysin ketjusta.

Tuotteistamiemme konsultointipalveluiden lisäksi tarjoamme osaamistamme myös tapauskohtaisesti, ajankäyttöön perustuvalla hinnoittelulla. Konsultointi kohdentuu tyypillisesti alkavien yrittäjien neuvontaan, uuden franchisingtoiminnan suunnitteluun ja rakentamiseen, olemassa olevan ketjutoiminnan kehittämiseen sekä ketjujen kansainvälistämiseen.

Konsultointipalveluiden lisäksi FranConin palveluihin kuuluvat erilaiset tutkimuspalvelut. Esimerkkejä:

• yrittäjätyytyväisyystutkimukset
• ketjujen bränditutkimukset
• franchisingsektorin kasvuselvitykset